Immobilienverwaltung

Kaufmännische Verwaltung

- Vereinnahmen und Verwaltung des Mietzinses (im Auftrage des/der Eigentümer)
- Anpassung der Mieten bei Index- und Staffelmietvereinbarungen
- Verhandeln und Gestalten von Mietverträgen und Nachträgen sowie sonstigen gebäudespezifischen Verträgen
- Forderungsmanagement ggü. den Mietern und sonstigen Debitoren
- regelmäßige Abrechnung in vereinbarten Intervallen gegenüber dem/den Eigentümer(n)
- Erstellung der jährlichen Nebenkostenabrechnungen
- Bezahlung anfallender Kosten
- Beauftragung und Bezahlung von Versorgungsleistungen (Abfall, Strom, Wasser und anderes mehr)
- Prüfung monetärer Vorgänge auf Richtigkeit und Effizienz (Miethöhe, Versicherungskosten usw.)
- Umfang der Führung von Büchern wie Objekt- und Mieterakten
- Budget- und Wirtschaftsplanung
- Erstellung von Objekt-Reporting und sonstigen Auswertungen für den Eigentümer
- andere kaufmännische Aufgaben (unter anderem die Prüfung und die Optimierung von Energielieferverträgen)
- bei Gewerbeimmobilienverwaltungen ist zunehmend die Nachbewertung von Gewerbeimmobilien im Rahmen von Verkehrswertermittlungen gefragt
- andere administrative Aufgaben

Mietverwaltung

(Leistungsverzeichnis)

- Vertretung des Eigentümers in allen die Mietverwaltung betreffenden Angelegenheiten.
- Führen des notwendigen Schriftverkehrs.
- Unterrichtung des Eigentümers über wichtige Vorgänge durch Kopien des Schriftwechsels.
- Führen aller notwendigen Verhandlungen mit Mietern, Pächtern und Dritten zur Wahrnehmung und Erhaltung der dem Eigentümer zustehenden Vermieterrechte.
- Verhandeln mit Behörden und Dritten.
- Vermietung von frei werdenden Wohnungen und Geschäftsräumen, ggf. auch über örtliche Makler.
-- Auswählen der neue Mieter
-- Abschließen der erforderlichen Miet-/Pachtverträge.
-- Übergeben der Wohnung an neue Mieter und Erstellen eines Übernahmeprotokolls.
- Kündigen von Miet-/Pachtverhältnissen auf der Grundlage spezieller Vollmachten. Veranlassen des zur Räumung Erforderlichen, bei Streitigkeiten unter Hinzuziehung eines Rechtsanwaltes.
- Durchführung von Abnahmen bei Wohnungsräumung und Erstellen eines Übergabeprotokolls.
Durchführung der Hausordnung, ggf. zwangsweise und bei Bedarf unter Hinzuziehung eines Rechtsanwaltes.
- Veranlassen notwendiger Instandhaltungen, um die Funktionsfähigkeit des Gebäudes und des vermieteten Wohnraumes zu erhalten im Einvernehmen mit dem Eigentümer.
-- Ausschreiben und Vergeben von Instandsetzungsmaßnahmen in Abstimmung mit dem Eigentümer.
-- Instandsetzungsarbeiten, die keinen Aufschub zulassen (z. B. Rohrbrüche, Notmaßnahmen) sowie kleine Instandsetzungsaufträge bis € 1.000,-- + gesetzl MwSt. bedürfen nicht der vorherigen Zustimmung des Eigentümers vor Auftragsvergabe.
- Jährliche Begehung zur Feststellung technischer Mängel. Erstellung eines Zustandsberichtes mit Empfehlung für Erhaltungsarbeiten.

Technische Verwaltung

(speziell für den gewerblichen Bereich das sog. „Facility-Management“)
- Betrieb und Kontrolle von Einrichtungen (z. B. Klingelanlage, Heizung, Aufzug)
- Kontrolle/Überwachung von Dienstleistern (z. B. Reinigung, Müllabfuhr, Gartenpflege)
- Durchführen/Kontrolle von Instandhaltungsmaßnahmen (Wartung, Inspektion, Instandsetzung)
- Durchführen von Modernisierungen, meist nach Rücksprache mit dem/den Eigentümer(n)
- Wohnungsabnahmen und Neuvermietung
- Einrichtung/Prüfung von Brandmeldeeinrichtungen
- andere technische Aufgaben
- Speziell WEG-Verwaltung

Die Verwaltung durch die Wohnungseigentümer ist durch § 21 WEG geregelt. Zur dort sog. „ordnungsmäßigen“ Verwaltung gehören insbesondere Aufgaben wie

1. Aufstellung einer Hausordnung
2. Ordnungsgemäße Instandhaltung/Instandsetzung
3. Angemessene Feuer- und Haftpflichtversicherung sicherstellen
4. Ansammlung einer Instandhaltungsrücklage
5. Aufstellung des Wirtschaftsplans nach § 28 WEG für eine ordentliche Rechnungslegung